《放飞蓝天之★夏》
编号规则250韩雪198704（三）
早上醒来，还没出被窝，周芷若就问了韩雪，昨天去哪儿了，干什么了，几点回来的。跟韩雪预料的一样，因为在沈阳的家里，妈妈就是这么问的，韩雪已经习惯了，连撒谎都成了习惯。韩雪说，她一整天都在新街口，还买了好几件衣服，晚上坐公交车回来，坐错车了，她也不知道被公交车拉到哪儿去了，后来心里害怕，就打了出租车。回来是几点，她也没注意，太累了，躺下就睡着了。
到了南京分公司，韩雪想等周芷若坐下，她好躲开周芷若，坐到远一点的座位。结果周芷若站在那儿和孙老师说话，一直也没有要坐下的意思。韩雪看自己一个人孤零零地站着，真是没意思，就随便找个座位坐下了。周芷若接着就走过来，靠着韩雪坐下了，还伸手过来，拿起了韩雪的记事本。不过周芷若只看了看花哨的封皮，就把记事本又放下了，没有翻看里面的内容。
正式开会了，是对面的一位小伙子开场的，韩雪没听到孙老师让他说话。这时候韩雪才注意到，说话的小伙子跟田雨坐在一个椅子上。虽然田雨的身材是娇小的，小伙子也很纤弱，他们俩坐在一个椅子上还不算很拥挤，但是十几个人围着开会，孤男寡女的紧挨着坐着，它也不好看呀。
小伙子说的话，让韩雪蒙头转向的，韩雪还以为是自己进错了会场。他说的什么呀？还御使大夫，还皇上错了也得说，谁是皇上呀？谁是御使大夫呀？
还没等韩雪反应过来，小伙子站起来就走了，临走还扔下一句话，让他们接着研究该参谁了。那口气里明显地充满了敌意，好像今天这个会，是个阴谋，已经被他看穿了。
小伙子走了以后，孙老师才开始讲话。孙老师讲话就正规了，还有讲稿呢。原来小伙子不是来开会的，是专门来捣乱的。
孙老师的讲话很系统，逻辑性很强，很快就把韩雪带进去了。
孙老师一上来讲的是档案工作的意义，其中很多观点孙老师都在电话里给韩雪讲过，但是今天正式地连起来讲，有条有理地讲，韩雪听着就不一样了。
孙老师讲，蓝天公司是一个宏大的事业，会迅速地膨胀和发展起来。蓝天公司在运行和拓展的过程中，会发生很多各种各样的事件，其中难免会有错误，会走一些弯路。档案部首先要把这些事件记录下来，档案部要加以分析和研究，相关部门也要分析和研究。这些分析和研究的目的就是要让做对了的事情发扬光大，做错了的事情避免再次发生。如果档案部在工作中出现错误、遗漏、混乱，还怎么分析和研究呀？现在，蓝天公司已经有九个分公司了，将来还会增加，成倍地增加。那么在南京犯的错误，在上海会不会再犯呢？在南京取得的经验，上海能不能利用呢？在这里，档案部的责任就是搜集和整理相关信息，然后顺畅高效地传递到需要这个信息的分公司、部门和人员。同样的道理，蓝天公司很快就会在计算机销售以外，再开辟新的战场，比如再组织销售另一大类产品。当然，产品变了，相关的销售方式和运行方式也要跟着变。但是总会有很多不变的内容吧？前面卖计算机取得的经验还可以作为参考吧？财务和行政工作的变化就没有业务的变化那么大吧？
孙老师接着讲，按照李唐龙李总的规划，蓝天公司的各类信息都要集中到档案部来保管，就是说档案部的信息是最全的。我们在保管之前要参与信息的收集、分类、整理和检查，在保管之后还要参与信息的维护、发放、检索和销毁。那么我们能不能发现这些信息之间的内在逻辑呢？我们可是近水楼台先得月，整天都在摆弄这些信息，这个机会就不应该白白地错过吧？如果我们发现了隐含逻辑的任何蛛丝马迹，都及时地提供给主管的部门，我们是不是就很有价值呢？
在蓝天公司，档案工作要远比外人想象的复杂，它更有价值，更有意义。只要我们努力工作，勤于思考，主动介入，我们就可以做很多事情，我们这个部门，就会在公司的运行和发展中取得更重要的地位，我们从事这项工作的人，也就因此更能体现自己人生的价值。
孙老师讲话的第二部分是简要介绍档案部的基础工作。从目前情况看，这些基础工作包括两大部分，一个是档案管理，一个是报表收发。
关于档案管理，孙老师是按照档案的生成、传递和销毁这条主线讲的。首先是蓝天公司的各个部门负责档案资料的成文，然后按时保质地交给档案部归档。档案部收到档案之后，要按照公司的规定，对档案资料进行检查，合格的资料再按规定分类编号，入账贴标。档案资料的整理工作完成以后，就要入库保管。在档案库里，要定期清点，检查档案的使用性和完整性，发现问题要及时修复或者复制。档案在库期间，还要随时接受其他部门的借阅。最后，档案部要按照规定，定期销毁已经没有保留价值的档案。
关于报表收发，孙老师讲到了报表来源、报表质量、报表时限，这些是收。然后孙老师又讲到了报表分发、代收代发、传真发放，这些是发。这部分孙老师特别强调了报表收发的时效性。蓝天公司这套报表系统以日报表为主，就是希望及时地完成信息的传递。如果报表内容不是及时有效的，这套系统就成了劳民伤财的累赘，还不如不做这项工作。
孙老师讲话的第三部分是档案工作的纪律。孙老师讲，档案部成立之初，他和李总就想在制度上保证，参与档案管理工作的人不容易出错，或者一旦出错，就很容易被发现。但是任何制度都是要人来执行的，不用说现行的制度还不够完善，很多漏洞还没想出解决的办法。就算制度是完善的，如果有人在工作中就是粗枝大叶，三心二意的，这项工作也做不好，甚至造成严重的后果。
那么，就要求档案部的所有人员都要遵守纪律。按照公司规定工作就是最基本的纪律，你可以对规定有意见和建议，也允许你通过合理的方式提出来，但是在公司修改规定之前，你必须按照原来的规定执行。公司设定的档案调阅权限，就是需要特别强调的规定，你不能因为某个人跟你关系好，或者某个人有权影响你的个人利益，就违反规定，让他越权调阅他本来无权看到的档案资料。还有就是保密，我们档案部的人管理着公司的大部分需要保密的信息，其中很多信息我们本来是无权看到的，是因为我们工作性质的特殊性，才让我们看到的。看到就看到了，但是我们没有权力扩散我们看到的信息，对不该听的人，就是不能讲，对不该看的人，就是不能让他看。这也是一项必须严格遵守的纪律。
孙老师讲话的第四部分是档案工作的扩展。蓝天公司是一个私营的企业，李总作为公司的主要拥有者，有权设定公司运行的游戏规则。李总从公司的筹划准备阶段开始就反复强调，公司的所有规定和部门设置都不是一成不变的，都是可以在实践中不断修正和完善的。部门职责和权限也没有严格的界定，任何一个部门都不是管好自己的事就算完成任务了，都要主动承担更多的责任，在部门之间工作衔接的地方都要积极地作为，利用自己的专业特点积极地填补空白。
对档案部来说，公司需要归档哪些资料就是和各个部门衔接的地方。档案部从建立之初就开始了这部分工作，公司现有的归档目录都是我们与各部门协商讨论以后开列和规定下来的。随着公司业务的开展，现有规定都有可能不再适应工作需要，发现了不适应就要及时地修改。需要对目录增减我们就增减，需要完善资料细节内容我们就要完善。总之，我们要把公司运行中产生的必要的和有效的资料都完整地存放到我们的档案库里。
除了有效完整地收集档案以外，我们在保管和维护档案时，也要积极地扩展我们的工作内容。我们档案库里的资料记录了公司所有的运行过程，同时这些记录之间的所有内在联系也已经隐含其中。我们要扩展的工作内容就是找出这些内在联系，和相关部门一起分析和研究其合理性和可行性，随着业务的开展不断地分析和研究，不断地修改和完善。
我们在保管和维护档案的时候，还要时时注意，处处留心，发现问题要主动提醒相关部门。不管问题涉及到的是普通员工，还是各级领导，我们都要提醒。我们就是要站在档案管理的专业角度，给各个部门当好参谋。可能有的领导不认可自己错了，也不想修正自己的做法，我们怎么办呢？只要我们认为我们的意见是有道理的，我们就要继续提醒，因为这样的提醒是我们不可推卸的责任。举个例子，是我们常常会遇到的，就是档案内容的真实性。有的部门，有的人，为了面子或者别的什么原因，会在档案成文时故意夸大成绩，掩盖失误，这就是我们说的典型的问题。这样的档案归档以后，就会误导公司的决策，妨碍其它部门和人员做出正确合理的判断，危害性极大。我们为了公司的利益，为了大家的利益，就要仗义执言，不留情面。（未完待续）
